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西安分公司“三举措”提升合同管理水平

更新时间: 2019-03-03

档案借阅电子化。为防止纸质合同因意外事变折损、消散,该公司在做好纸质版本合同原件归档的同时,建立电子合同档案,清楚在个别情形下借阅合同时,由企业管理部供给电子扫描版合同,准则上不供应原件借阅;确需借阅原件的,需填写借阅登记表,经相关领导同意后,方可按照公司规定进行借阅,大幅下降了合同原件保存及合同借阅过程中的管理风险,基本实现了合同档案的闭环式管理。

用印、归档同步化。为杜绝合同用印后至归档前原件丧失的情况,该公司从新梳理业务流程,将前期“用印后原件暂由经办人员留存,企管部定期统一归档”变更为目前“用印进程与归档过程同步进行”,使合同档案管理工作有效晋升,归档进度明显加快,原件损失危险大幅降落,经办职员与合同管理员权责更加明白,保障了档案的完整性及保密性,分公司的基础管理短板得到了有效弥补和提升;同时,使档案更有效地为公司治理、经营等各项工作服务,增强档案的实用性跟有效性。

制度、表单标准化。该公司依照销售集团新勘误的合同管理办法,结合工作实际,从法律顾问的对接与管理、合同的履行及变革、合同流转全过程管理等方面,从新订正合同管理细则,实现“让业务严格按照轨制运行、让制度全面有效管控业务”,各局部之间行使职权遵照职责明白、彼此配合、严禁推诿等准则;同时,为了标准化、尺度化做好合同档案的管理工作,制定同一表单,明确归档名目,清楚经办人与合同管理人员交接过程,使合同管理工作显现改头换面的新局面。

为防范跟化解企业经营管理危险,近期,西安分公司以查促改,对合同管理方面存在的问题进行集中、全面、细致的梳理,抽调精干人员、组成专项工作小组,重点通过三项举措,全力提升合同管理水平。